Aumentare performance e produttività del tuo team marketing: come fare

Per essere competitivi nel proprio settore, in un mercato sempre più ricco di proposte e di competitor, è necessario essere efficienti: massimizzare la produttività ed aumentare le performance. L’efficienza, però, si ottiene a partire dall’interno, dalle proprie risorse. Il team di marketing è una parte fondamentale dell’azienda ed è spesso un indice affidabile della sua produttività. Bisogna allora tornare al marketing per costruire o ricostruire un team capace di eccellere.

Per fare business è necessario presentarsi sul mercato con un prodotto o un servizio e cercare di catturare il proprio pubblico, la propria audience. Moltissime aziende ogni giorno accettano questa sfida: con la loro proposta tentano di emergere tra gli innumerevoli competitor, ma le difficoltà sono molto grandi ed i risultati spesso tardano ad arrivare. A quel punto, ci si inizia ad interrogare sulla qualità della propria offerta o sulla possibilità di espandere il proprio target. Molto spesso, però, anche questi nuovi interventi si rivelano inefficaci.

Nella maggior parte dei casi, infatti, bisogna spostare l’attenzione verso l’interno: tornare ad osservare la propria azienda, studiarne i meccanismi, la comunicazione e la produttività per capire come migliorare, come ottimizzare le proprie risorse ed eccellere. Il percorso verso il successo del tuo business deve partire da qui. Proprio come una macchina, per massimizzarne le prestazioni bisogna studiarne ogni ingranaggio e capire dove intervenire e in che modo.

L’efficacia, di un nuovo prodotto sul mercato come di un’automobile, non è altro che il risultato del rapporto armonico tra le parti, riducendo al minimo le frizioni ed gli aspetti improduttivi; tutto deve essere organizzato ed indirizzato verso lo stesso fine comune.

Per quanto riguarda le aziende, un ruolo fondamentale all’interno del grande ingranaggio è ricoperto dal team di marketing: un gruppo selezionato, coeso ed efficiente costituisce un aspetto imprescindibile da cui partire per ottenere altissimi risultati. E’ importante allora rivolgere la propria attenzione in quella direzione e dedicare tempo e risorse per aumentare le performance del team.

Performance e produttività del team: quanto è importante?

Per emergere nel mercato è necessario eccellere, brillare ed avere un’identità ben definita. Il pubblico deve riconoscere il tuo prodotto tra gli altri e costruire con esso un rapporto di interesse e fiducia. Per questo motivo, il marketing è alla base di ogni successo e di ogni sconfitta nel mondo del business.

Il tuo prodotto non raggiunge i risultati sperati? Non riesci ad emergere tra gli altri competitor come avresti potuto, in relazione alla qualità della tua proposta? Bene, se hai questi problemi, è necessario che ritorni nella tua azienda e, più precisamente, nel settore marketing. Avere un team dedicato al marketing, infatti, è una ricchezza per la tua azienda che va coltivata giorno dopo giorno, con l’osservazione, la formazione e uno stimolo continuo al miglioramento. Non basta avere delle risorse dedicate che sviluppano strategie e ne monitorano i risultati; un team è fatto, prima di ogni altra cosa, di persone che compiono un lavoro, seguendo delle linee guida e perseguendo un obiettivo condiviso.

Il tuo team marketing è un ingranaggio fondamentale per la tua azienda: è necessario allora che lavori nel miglior modo possibile, aumentando le performance e la produttività. I risultati non tarderanno ad arrivare.

Definito l’obiettivo e l’area di indagine, vediamo ora quali sono i passi da compiere nello specifico per attivare un processo di crescita ed aumentare performance e produttività del tuo team marketing.

Primo passo: conosci il tuo team

Potrebbe sembrare un incoraggiamento scontato e destinato a rimanere alla superficie del problema, ma così non è. Chi si occupa di marketing, il più delle volte, lavora all’interno di un team, di una squadra: nel gruppo si dividono i ruoli e si distinguono le competenze specifiche, si scambiano feedback e opinioni e si coltivano i nuovi stimoli. Se ben gestito, insomma, il lavoro in team si può rivelare una fonte inesauribile di arricchimento per tutti i membri del gruppo e per l’azienda in generale. E’ fondamentale quindi lavorare sul team di marketing, individualmente e come gruppo, monitorarlo e farlo crescere per massimizzare la sua produttività e le sue performance. Un’attenzione che deve protrarsi nel tempo e che non si esaurisce con la selezione dei professionisti e con l’assegnazione dei compiti e degli obiettivi.

Scopri a che livello è il tuo team

Prima di qualsiasi valutazione e qualsiasi intervento, è necessario capire dove ti posizioni. Non importa se si tratta di un team in partenza o di un gruppo che lavora insieme già da molto tempo, è comunque necessario osservare, interrogare e misurare i risultati per ottenere un quadro completo della situazione. Ci sono delle domande che, prima di altre, ti aiuteranno ad inquadrare le eventuali criticità:

• Quali sono le skill principali del tuo team per il marketing?
• Dove il tuo team sta crescendo ed ottiene risultati migliori?
• Dove il tuo team non è performante ed i risultati sono meno incoraggianti?

Queste domande e le conseguenti risposte servono, in questa fase, per comprendere e conoscere in profondità il tuo team e capire dove intervenire e a cosa dare una priorità. Conoscere le competenze specifiche dei membri del tuo team è il primo passo per individuare e monitorare i risultati.

All’inizio è consigliabile spostare la tua attenzione sui settori che vantano delle buone performance ma potrebbero migliorare. A partire da questo punto si può poi allargare l’analisi ai risultati peggiori. Un’osservazione approfondita su questi aspetti può e deve attivare tutta una serie di considerazioni e di decisioni da parte dell’azienda: se un’attività porta dei buoni risultati ed è in crescita, l’azienda potrà decidere di dedicare un maggior investimento, economico e di tempo, in questa direzione. Se, invece, un’attività non raggiunge i risultati sperati e si dimostra in perdita, sarà compito del responsabile e dell’azienda comprendere se e come intervenire.

Le basse performance, infatti, potrebbero dipendere da differenti fattori: mancanza o inadeguatezza dei tool utilizzati, sovraccarico di lavoro per le risorse coinvolte oppure definizione di obiettivi poco realistici in fase progettuale. A volte è sensato attivare una serie di interventi per correggere il trend negativo, a volte invece si può decidere di abbandonare quell’attività e concentrare le risorse sulla parte più efficace.

Accresci e correggi il tuo team marketing

A partire da un’analisi attenta e consapevole delle caratteristiche del tuo team, dei punti di forza e delle debolezze, è giunto il momento di attivarti per migliorare la situazione. Ovviamente gli interventi devono essere organici e perseguire un obiettivo molto ben definito. Intervenire in maniera occasionale o comunque non pianificata potrebbe non produrre gli effetti desiderati, facendoti perdere ulteriore tempo e denaro. Tutte le tue considerazioni, in ogni caso, devono partire dall’idea che il tuo team debba e possa raggiungere un’armonia, nelle competenze e nella comunicazione, tale da accrescere la produttività e aumentare le performance. A questo punto, le azioni da compiere sono tre:

• Assumere nuovi talenti e professionalità che possano aumentare il valore del tuo team e stimolarne la crescita
• Abbandonare le attività e, se necessario, le risorse che non danno risultati accettabili
• Riorganizzare i ruoli e le responsabilità in maniera da ottimizzare le singole competenze

Per quanto riguarda l’assunzione di nuove risorse, è fondamentale prendersi il tempo necessario; l’attività di recruiting, infatti, non può essere interamente affidata all’ufficio HR. E’ importante descrivere con accuratezza la risorsa ricercata, nelle competenze ma anche nelle soft skill, nell’atteggiamento e nell’approccio al lavoro. Queste persone dovranno diventare parte di un team e dovranno saper crescere insieme al gruppo. Non è consigliabile dedicare poco tempo alla ricerca di una nuova risorsa, perché quel tempo potrebbe trasformarsi in produttività e performance mancate in futuro.

Dopo aver inserito nel team marketing tutte le figure e le competenze necessarie alla crescita del gruppo e della sua efficienza, è il momento di lavorare sull’assegnazione dei ruoli e delle responsabilità. Qui, è fondamentale essere efficaci nella comunicazione: ogni membro del team marketing, infatti, deve sapere con precisione cosa fare e quale obiettivo perseguire; una comunicazione poco efficace può avere delle ripercussioni anche importanti sull’intero lavoro del team.

Lavora sull’organizzazione e sulla comunicazione

Hai le risorse giuste, hai degli obiettivi generali ed una strategia da seguire per il tuo team: è arrivato il momento di lavorare ad un livello ancora più profondo. Proprio come per una macchina, infatti, per renderla più efficiente, annullare ogni frizione e migliorare le performance, è necessario lavorare su ogni singolo ingranaggio. Allo stesso modo, per rendere più armonico il lavoro ed evitare molte scomode incomprensioni, prima di tutto è necessario concentrarsi sulla comunicazione, offline e online, che deve essere sempre chiara a tutti i livelli, all’interno e all’esterno del tuo team.

Se la strategia definisce dei macro obiettivi, da raggiungere in un arco più lungo di tempo, è consigliabile fissare una serie di obiettivi più piccoli, intermedi, con una scadenza chiara e il più possibile regolare. Questa scansione del lavoro dell’intero team ti aiuterà anche a monitorare più facilmente i risultati e a correggere in tempo eventuali errori riscontrati. E’ inoltre un modo per offrire al lavoro del tuo team di marketing un ritmo che possa aiutare le risorse nel perseguire gli obiettivi.

Fondamentale, inoltre, per aumentare la produttività del tuo team è il dialogo diretto con le risorse. Un’osservazione semplice e forse scontata, ma sempre efficace: i membri del tuo team sono prima di tutto delle persone, che hanno bisogno di sentirsi coinvolte, stimolate e che vogliono vedere riconosciuto il loro lavoro. Ciascuno parteciperà in maniera più attiva al raggiungimento del risultato in base a quanto si sentirà artefice, almeno in parte, del risultato stesso. Per questo motivo, chiedere alle proprie risorse dei feedback sul loro lavoro, sui compiti assegnati e sugli obiettivi prefissati può essere un modo di costruire un gruppo che, andando oltre l’obiettivo del momento, potrà crescere in vista di traguardi futuri.

Molto utili, per creare un’atmosfera di collaborazione e di comunicazione reciproca, l’organizzazione di pause pranzo o momenti dedicati dall’azienda all’ascolto e alla condivisione di pareri e nuove idee. Anche con queste piccole occasioni si contribuisce a costruire un gruppo di persone motivate e stimolate a fare del loro meglio per l’azienda e per l’obiettivo di marketing.

L’importanza dei tool per aumentare le performance del team

Un’attenzione particolare la meritano sicuramente i tool che vengono utilizzati dal team che si occupa del marketing per monitorare l’andamento delle campagne e per raccogliere dati utili nell’immediato futuro. Molto affidabili, capaci di fornire dati certi per elaborare piani e per ottenere delle risposte, i tool e la tecnologia in generale non possono essere considerati delle strategie.

Molte aziende, sedotte dalla mole impressionante di dati raccolti e dalle possibili valutazioni a partire da questi dati, hanno ritenuto che i tool potessero costituire, da soli, una strategia. I dati, però, sono solo degli strumenti a partire dai quali elaborare delle considerazioni utili per individuare la strada da seguire.
La tua azienda dovrebbe allora verificare quali e quanti tool sono stati adottati e magari vengono mensilmente pagati: se i dati ottenuti da diverse fonti sono simili o se, magari, quei dati non vengono neppure processati con attenzione, è poco conveniente continuare a mantenere vive queste spese.
In realtà, gli strumenti necessari per poter monitorare il proprio lavoro e migliorare la propria strategia sono pochi, a prescindere dalle dimensioni dell’azienda:

• Un CRM (un programma usato per raccogliere, organizzare ed analizzare i contatti tra l’azienda ed il cliente)
• Una piattaforma di marketing automation (una piattaforma utilizzata per ottimizzare ed automatizzare le comunicazioni con i clienti)
• Una piattaforma di machine learning (un sistema che monitora e segnala la spiccata propensione all’acquisto di un cliente, rispetto ad uno stimolo specifico, come ad esempio un’offerta)
• Una piattaforma di attribuzione (un sistema capace di determinare l’impatto ed i risultati di una determinata campagna rispetto alle altre attive)

Questi sono i tool che possono essere utilizzati da un’azienda. Non tutti però sono necessari in ogni situazione: la maggior parte delle aziende può ottenere ottimi risultati utilizzando al meglio e con attenzione il proprio CRM ed, eventualmente, una piattaforma per la marketing automation. Chiaramente la necessità e l’utilizzo di questi strumenti crescono con l’aumentare delle dimensioni dell’azienda e delle interazioni con i propri clienti, effettivi e potenziali.

Uno strumento necessario: il tool per la gestione del team

Per quanto riguarda gli strumenti tecnologici utili all’aumento della produttività del tuo team, è fondamentale qui segnalare il tool per la gestione interna delle risorse. Gli studi, infatti, dimostrano che il 20% della settimana lavorativa del tuo gruppo si perde nella ricerca di informazione tra i colleghi e il 28% è dedicata solamente alla gestione delle email.

Per ridurre queste percentuali e per rendere i flussi comunicativi molto più chiari e veloci, un tool di management è quindi fondamentale. Trello, Asana, Teamweek e Flow possono occuparsi della condivisione di informazioni specifiche, dei progressi del lavoro del team e possono, in generale, monitorare ogni aspetto del gruppo. Scegliere di utilizzare questi strumenti nella formula per dispositivi mobili, inoltre, può sicuramente rivelarsi molto comodo per le tue risorse e quindi molto gratificante, migliorando ulteriormente le loro performance.

Le giuste metriche per valutare ogni risorsa del team

Per aumentare la produttività del tuo team e per raggiungere delle alte performance è necessario valutare con chiarezza ogni singola risorsa ed il suo contributo al progetto generale. Monitorare la produttività dei singoli è fondamentale anche e soprattutto per rendere la risorsa responsabile del raggiungimento dei propri obiettivi in relazione al lavoro del gruppo. L’impegno e la capacità di dare il massimo, infatti, dipendono dalla responsabilità assegnata e dal ruolo che ciascuno sa di ricoprire.

Per compiere una valutazione corretta, però, è importante individuare le giuste metriche: uno strumento come CMMS può essere molto utile in questo senso. Questo tool, infatti, può aiutarti ad identificare le risorse del tuo team che raggiungono i risultati peggiori e che avrebbero, quindi, bisogno di un percorso formativo ulteriore.

In questa valutazione, ovviamente, bisogna tenere in considerazione la divisione dei ruoli e delle responsabilità. Se una risorsa non è sufficientemente produttiva potrebbe dipendere da uno stress da carico eccessivo di lavoro. Chi sente di non avere tempo sufficiente per svolgere i propri compiti sarà necessariamente meno produttivo. Per questi motivi, oltre al giusto strumento, è importante individuare le giuste metriche di valutazione e monitorare l’equa distribuzione dei compiti all’interno del gruppo.

Investi sul tuo team: la formazione

Dopo aver analizzato le caratteristiche del tuo team, aver assunto le professionalità necessarie e aver distribuito i compiti e le responsabilità in maniera corretta, attraverso una comunicazione chiara ed efficace, è ora il momento di guardare al futuro. Il tuo team marketing deve crescere e deve farlo insieme, in maniera continuativa. Per questo motivo, è necessario dedicare risorse e progettazione per la formazione del gruppo.

Un primo intervento, per favorirne la crescita, potrebbe essere l’attivazione di una condivisione di conoscenze interne ed esterne all’ufficio marketing. Alcune utili attività:

• Proporre alle risorse del materiale e delle fonti specifiche per documentarsi su particolari argomenti
• Organizzare dei momenti liminari all’orario di lavoro per approfondire alcune tematiche
• Attivare dei percorsi di mentoring per le risorse meno efficienti o per colmare delle lacune specifiche.

Molto interessante, sia dal punto di vista della comunicazione che della formazione, potrebbe anche essere l’attivazione di un blog tematico: qui verranno pubblicati contenuti di valore per i membri del team e si potrebbe anche chiedere alle risorse di partecipare attivamente alla creazione di nuovi contenuti e all’attivazione di nuove discussioni tematiche.

Investire nella formazione, inoltre, può significare prevedere delle giornate di formazione, sia all’interno dell’azienda che esternamente: la formazione deve essere scelta con attenzione, pensata per il proprio team e per accrescerne le competenze. Si può anche pianificare una formazione diversificata per ciascuna risorsa, al fine di favorirne la specializzazione. Molto interessanti anche i programmi di training online.

La risposta: una crescita continua

La salute della tua azienda è strettamente legata alla qualità del tuo team marketing. Per questo motivo, monitorarne la produttività ed aumentarne le performance deve essere il tuo obiettivo fondamentale. Ogni team è composto da persone che devono essere stimolate, coinvolte e messe nella giusta posizione per eccellere. La comunicazione, in questo senso, deve essere chiara e diretta e deve mettere ogni risorsa al corrente degli obiettivi e del disegno generale. In questo quadro, la tecnologia e i tool che sono oggi disponibili possono essere uno strumento importante e valido per raccogliere dati e per monitorare le proprie campagne. Tutti questi elementi devono essere dosati con costanza e grande attenzione per attivare un processo di miglioramento continuo promosso dall’azienda e portato avanti dai membri del team di marketing, con l’obiettivo comune di aumentare la produttività e migliorare le performance.

Come costruire un perfetto team di marketing

La conoscenza del tuo team, la comunicazione interna ed esterna, la formazione ed il miglioramento: tutti questi aspetti sono fondamentali per aumentare le performance del team di marketing. Tutti questi aspetti, però, vanno messi in ordine e realizzati seguendo un vero piano d’azione. Solo fissando degli step precisi, infatti, potrai riuscire a costruire un team di marketing perfetto.

Quattro sono i momenti fondamentali da seguire:

1. Progettazione chiara e completa sin dall’inizio
2. Costruzione del gruppo a partire dal progetto
3. Gestione e monitoring costante del team
4. Cura dell’aspetto umano nel gruppo

Progettazione chiara e completa sin dall’inizio

Per quanto riguarda il progetto, è importante avere subito in mente tutti i passi che il tuo team dovrà compiere, con i giusti ruoli e con degli obiettivi chiari sin dal principio. La chiarezza, progettuale e comunicativa, in questa fase permetterà il raggiungimento dell’obiettivo in maniera fluida e condivisa. All’interno del percorso, poi, è comunque necessario monitorare ogni step con le metriche adatte e con i giusti KPI. Un monitoraggio costante stimola le risorse a dare il massimo in ogni fase progettuale.

Costruzione del gruppo a partire dal progetto

Se il momento dell’assunzione di nuove risorse è molto delicato e va curato con grande attenzione, forse più importante è la creazione effettiva del team. Costruire un gruppo, infatti, significa creare un’unità che sia migliore della somma dei singoli individui. Un gruppo coeso è una realtà dove tutti sono al posto giusto per eccellere e per contribuire all’obiettivo complessivo. Un team unito e ben funzionante è il risultato di comunicazione continua, trasparenza nei rapporti e nei ruoli, responsabilità.

Gestione e monitoring costante del gruppo

Affinché il tuo team lavori bene e raggiunga un alto livello di produttività è fondamentale un’organizzazione attenta del lavoro, giornaliera, settimanale, mensile. E’ un programma continuo che unisce lo stimolo verso il miglioramento al controllo dell’efficienza: offri ai membri del team degli articoli, del materiale giornaliero su tematiche di interesse condiviso, condividi con loro i risultati a spingili a proporre idee per migliorare. In questo modo, il lavoro in team si alimenta continuamente verso grandi risultati.

Cura dell’aspetto umano del gruppo

Infine, per costruire un team di marketing perfetto, non devi mai dimenticare l’aspetto umano: un team, infatti, ancor prima di essere un gruppo di professionisti, è un insieme di persone. Per questo, è necessario conoscere quelle persone, ascoltarle e spingerle ad esprimersi. L’ufficio è un ambiente dove le idee nascono e possono essere coltivate: non sottovalutare mai l’effetto dirompente della creatività.

Il tuo team lavorerà meglio e raggiungerà migliori risultati se i suoi membri si sentiranno valorizzati e liberi di creare nuove possibilità. Il tuo gruppo, insomma, ha bisogno di una guida che sappia stimolarli, ascoltarli e creare un ambiente capace di accogliere l’eccellenza; un leader che sappia individuare le difficoltà e le mancanze e si adoperi tempestivamente per eliminarle.